??? 本網訊（記者 李可欣）管理體系文件是企業組織管理的基礎工作。一汽富晟毯業公司自2015年6月以來，全力建設管理體系，梳理與編寫管理文件，建立了一套科學的、有效的管理模式。并采用多種方式運行管理體系文件，收到了良好果效，促使企業管理走向程序化、標準化、系統化、統一化與合理化，進而優化了工作流程，提高了工作效率。

??? 一、精心準備，為建設管理體系打下堅實基礎

??? 1、分析現狀，查找問題點

??? 沒有調查權就沒有發言權，只有進行科學、具體的分析，才能查找真因，找到切入問題的臨界點。一汽富晟毯業公司首先分析了公司管理體系現狀：一是體系不健全。公司目前質量體系文件內容過于簡單化，各種程序文件編寫模式單一，沒有根據業務特點建立一套與之相適應的管理體系。二是信息不共享。工作銜接不流暢，導致各部門開展各項業務時沖突不斷。三是認識不統一。體系管理的觀念沒有形成，執行體系文件的隨意性較大，敷衍了事是普遍現象，甚至大多數員工認為落實質量管理體系是一種負擔。四是流程不明確、權責不清晰。各部門管理流程及接口關系不明確，經常造成工作推諉；同時，權責不清晰，造成了工作無人負責。

??? 上述四個方面分析，使一汽富晟毯業公司領導團隊深深認知：管理體系不健全，信息不共享，認識不統一，考核不到位是公司目前管理體系最主要的弊端。因此，一汽富晟毯業公司要從“戰略管理”、“企業文化”、“業務流程”、“組織框架”四個層面梳理與建設管理體系，吸收目前先進的管理思路，結合集團總部及先進公司管理經驗，細化管理流程、制定標準化操作指導類文件，保證管理標準與業務標準的融合，實現制度向管理標準的轉化和提升。

??? 2、全力推進，召開啟動會

??? 為更好地推動建設管理體系工作的開展，一汽富晟毯業公司于2015年召開了管理體系梳理啟動會。并成立了領導組、專家組、項目組，三駕馬車共同驅動此項工作更好地進行。

??? 啟動會上，一汽富晟毯業公司總經理王志仁指出：為解決公司管理體系中存在的問題，提升公司管理能力，此次實施公司管理體系的梳理就是要基于以上存在的問題逐步的“理清楚、管起來、持續優化”。對企業的管理流程等文件進行全面的梳理，整合優化管理制度、部門職責、管理流程、業務表單等要素，構建企業標準體系，實現管理標準、工作標準、技術標準這“三大”標準的協同。

??? 上有原動力，下有執行力。上下聯動，促使一汽富晟毯業公司建設與梳理管理體系工作進一步有效開展，為建設管理體系工作打下了堅實基礎。

??? 3、層層推進，分階段執行

??? 一汽富晟毯業公司依據實際，分三階段梳理與建設管理體系，使此項工作層層推進，按照既定目標前行，為梳理與建設管理體系提供了有力支撐。

??? 第一階段項目策劃階段。主要從四方面開展工作：一是進行管理體系診斷、差距分析；二是成立管理體系梳理項目組；三是制定公司管理體系實施計劃和目標；四是制定文件及記錄控制程序及文件編寫規定，形成標準化并下發。

??? 第二階段是文件編制階段。主要從四方面開展工作：一是識別體系標準、過程關聯關系、尋找缺失項，形成分析報告。二是對于質量體系識別中缺失類管理文件，進行補充。三是組織各職能部室完善修訂流程文件，完善相關表格、修訂相關文件。四是按照公司部門職責接口關系、文件管理及編制程序評審文件符合性。

??? 第三階段是文件試運行階段。主要從三方面開展工作：一是管理文件試運行；二是組織管理文件的培訓；三是通過管理評審進行文件符合性驗證，制定管理措施進行持續改進。

??? 二、編制文件，全力梳理與建設實用型管理體系

??? 1、建立標準，明確編制方式

??? 一汽富晟毯業公司在梳理管理體系文件工作時，工作組首先制定了《管理文件控制程序》，明確了管理文件的編寫要求，實現管理文件格式的標準化與格式化，內容包含管理文件的框架結構、管理文件的構成要素、管理文件的編寫要求、層次的描述和編號、管理文件的格式等，使梳理管理體系文件工作按照程序執行，為開展梳理管理體系文件工作提供了標準與依據。

??? 2、編制文件，完成預定目標

??? 一汽富晟毯業公司參考相關公司文件與先進經驗，依據公司實際重新進行過程識別分析，識別出34個主過程。同時制定了體系文件梳理計劃，識別出75個作業文件，如《管理文件編寫規定》、《供應商審核質量規定》、《月經營指標管理規定》等，進一步補充主過程文件，為主過程文件服務。

??? 在編制文件過程中，確定了職能部門與負責人，明確完成時間節點，在相關人員的共同努力下，完成了94個文件，其中程序文件34個，作業文件60個。

??? 專家組對已編制的主程序文件進行評估，作業文件由項目組自行評估，并在評估過程中解決了一系列問題與難點。一汽富晟毯業公司于2015年8月10初次發布了第一批文件，數量為10個，至此取得了初步成果。2015年9月30發布了第五批文件，109個文件全部梳理完畢，基本完成了預定目標。

??? 3、克服問題，轉變員工思維

??? 轉變思想，才能更清楚地認知事物改變事物。一汽富晟毯業公司在建設與梳理管理體系文件時，遇到了以下兩方面困難：一是員工對梳理文件思想認知上存在差異，認為沒有管理文件工作也照常運行，甚至認為編制管理文件意義不大；二是員工缺少主動性與創新性，不能自發解決編制文件中遇到的問題與難點。

??? 針對上述兩個難點，一汽富晟毯業公司制定了有效措施，進一步解決員工思想認知問題。主要從以下三個方面入手：一是領導重視與推動。一汽富晟毯業公司總經理王志仁以身作則，參加每一次的管理文件梳理會議，推動職能部門與全體員工開展此項工作。二是專家幫助與支持。請專家傳達先進的創新理念，介紹合資公司、兄弟單位的先進經驗，分析毯業公司的特點，解決實踐工作中存在的問題，促使員工轉變了思想。三是項目組加強協調工作。項目組為員工提供幫助平臺，分析解決存在問題，協調推動工作開展，進一步調動員工編寫文件的積極性。

??? 4、加強關聯，提升工作效率

??? 管理文件關聯性十分重要。如何才能編寫出具有關聯性的文件，是擺在領導組、專家組、項目組面前的一個課題，一汽富晟毯業公司采用過程矩陣分析方法解決了此難題。

??? 在編寫文件時，一汽富晟毯業公司首先明確了編寫文件的過程擁有者、過程描述、輸入信息、輸出信息、輸出接口、過程名稱等，尋找出編寫文件的關聯性。例如編寫《投資管理程序》時，在過程實施中會引用《非生產物資采購流程》進行關聯操作，并在驗收轉固過程中引用《固定資產管理規定》，進行關聯操作，使三個文件有機聯系在一起。

??? 三、落地執行，采用多種方式持續推進體系建設

??? 1、采用培訓，提升執行力

??? 培訓是提升技能的重要方式之一。一汽富晟毯業公司制定了詳細的“培訓計劃”，進一步提升員工的執行力。培訓分為三種方式進行，一是專題會，進行疑難解答文件中存在的問題；二是培訓會，利用周一至周五午休期間，對全體管理人員講解管理體系文件；三是臨時性培訓，對關聯性較強的文件進行培訓。
截至2015年12月份，一汽富晟毯業公司所有管理文件的培訓與講解都已完畢，提升了員工對管理文件的認知度與熟悉度。

??? 2、召開發布會，提升執行力

??? 一汽富晟毯業公司領導團隊對管理體系文件建設工作高度重視，以發布會的形式對管理文件進行發布，引導員工重視此項工作。一汽富晟毯業公司共召開了5次發布會，進行管理文件會簽，確認文件發布。并以PDF格式將管理體系文件發送到公共盤上進行共享，使所有員工確知文件。相關管理人員可以在公共盤上查知相關聯的工作程序，減少了工作量，提升了工作效率。

??? 3、加強驗證，進行持續改進

??? 一汽富晟毯業公司為加強此項工作的執行力，于2015年進行了內審活動，制定了流程體系審核提問表，其包含整個活動類別，并以質量體系軸線為主軸，貫穿所有管理活動的主過程。

??? 一汽富晟毯業公司項目組成員和質量體系管理人員對管理體系文件執行情況共同進行審查，以關注文件中幾個重點為范疇，審查管理體系文件的執行度，對審核中發現的問題提出整改意見。例如《訂單審查記錄》中簽字確認項有漏項情況，項目組成員和質量體系管理人員建議要確認與實際相符。并在審核會議上發布存在的相關問題，同時，按照月進行跟蹤復查，確保管理體系文件了執行力與工作效率。